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Des données SMART pour aller au-delà des données financières

SAMANTHA ZIMMERMAN, Young AssociatesSamantha@youngassociates.ca |

Nous entendons souvent parler de données : l’importance des données, le besoin de protéger les données, l’utilité des données qu’on convertit en informations pratiques. Que signifie tout cela pour nos clients ? La plupart des organismes savent déjà très bien se servir de leurs données financières pour prendre des décisions stratégiques.  En effet, grâce aux PCGR, on peut organiser des données financières qui soient SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes, limitées dans le temps).  Mais qu’en est-il des données statistiques ?  D’abord, il n’existe pas d’ensemble de directives pour gérer les données statistiques.  De plus, il faut tenir compte des lois sur la protection des renseignements personnels qui régissent la façon de recueillir, de stocker et d’utiliser les données.

Par ailleurs, le secteur des arts doit maintenant se conformer à la politique de CADAC qui exige de nos clients qu’ils analysent et communiquent leurs données statistiques. Les responsables de CADAC et leurs partenaires bailleurs de fonds à travers le pays sont plus rigoureux et plus exigeants en matière d’harmonisation et de vérification des données statistiques.  Il est donc d’autant plus important que les organismes assurent un suivi approprié des données à fournir à CADAC.  En effet, de plus en plus de clients sollicitent Young Associates pour obtenir soit un service complet de saisie et de traitement de données, soit un soutien ciblé en gestion de données : cueillette de données, extraction et examen de rapports périodiques (mensuels, annuels), harmonisation avec les logiciels de comptabilité, formation du personnel ou recherche de clients potentiels.

La collecte de données présente des potentiels énormes.  Pourtant, la majorité des organismes sans but lucratif de taille petite ou moyenne ne dispose pas des ressources humaines, des logiciels ou des technologies nécessaires, ou bien n’a pas le temps de traiter toutes les données.  Nous avons tous vu de ces organismes qui consignent leurs dons, la fréquentation des événements et d’autres listes dans des  feuilles de calcul Excel.  Beaucoup des données stockées dans ces chiffriers Excel ne sont pas liées aux autres données concernant l’organisme.  De plus, la collecte et la présentation des données de ces listes ne sont pas normalisées.

Même si nous savons à peu près tous nous servir du logiciel Excel de manière adéquate, la plupart des utilisateurs ne l’exploiteront jamais à son plein potentiel. En général, Excel est perçu comme un outil pour suivre des données statiques : à un moment précis, pour un seul projet ou pour des éléments d’information bien définis et provenant d’un seul cycle.  Depuis combien d’années est-ce qu’un client fréquente tel ou tel événement ? Combien de donateurs fréquentent aussi nos événements et, inversement, est-ce que ceux qui participent à nos programmes reviennent en tant que donateurs ?  Young Associates a mis au point un système éprouvé pour aider les organismes à définir leurs objectifs en matière de données et à élaborer des systèmes proportionnés aux moyens dont ils disposent pour recueillir et analyser des données qui représentent fidèlement la réalité.  Il faut considérer les chiffriers Excel non pas comme le portrait d’un moment précis dans le temps, mais comme un élément d’un ensemble plus vaste. Tout comme les données financières d’un organisme racontent une histoire, ses données statistiques ont également une histoire à raconter.

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